יש לוודא כי בתיק ההכשרה ינוהלו הדברים הבאים:

-  דוח פתיחת מחזור שכולל רשימה שמית של החניכים. 

- צווי קליטה של החניכים

- ביצוע ט.ט ממוחשב

- מעבר על פרטים אישיים של כל חייל.

-ראיון מפקד מסגרת

-דוח הסמכות וסיום הכשרות

-תיעוד של ועדות הרחקה וסגירת הכשרה עקב הרחקה.

- ניהול כלואים במהלך הכשרה

- ניהול מאושפזים במהלך הכשרה

-ניהול נפקדים במהלך הכשרה

-ניהול עריקים במהלך הכשרה ( נדרש לסגור הכשרה ברגע שנגרע לעריקות).

- תיעוד ועדות פרט אחת לשבועיים

- תיעוד שיחות חתך אחת לחודש

-ראיונות מחייבים בנוהל הכשרה